Щодня у Вашій компанії відбувається маса повторюваних дій, які займають велику кількість часу Ваших співробітників при цьому про частина з них співробітники часом просто забувають чи то зателефонувати/надіслати СМС клієнту або переслати/розглянути якусь документацію. З метою підвищення ефективності роботи Ваших співробітників та компанії загалом, розробники Бітрікс 24 пропонують використовувати вбудований функціонал бізнес-процесів.
Що ж дає змогу оптимізувати і в яких видах робіт?
Ті хто вже знайомий з роботою Бітрікс24 знають, що в ньому є функції CRM, жива стрічка та завдання. Саме в цих трьох напрямках роботи Бітрікс24 є автоматизація бізнес процесів Вашої компанії.
Для тих хто ще не знайомий з роботою та функціоналом Бітрікс 24, nbsp; рекомендуємо скористатися можливістю випробувати даний програмний продукт у демо режимі на 30 днів, в якому також є все для того, щоб випробувати і автоматизацію бізнес процесів.
Реалізація бізнес-процесів за напрямками
Малюнок 1 Напрями реалізації бізнес процесів
У живій стрічці зручно узгоджувати документи або обговорювати групою співробітників про це більше написано у статті Бізнес процеси у живій стрічкі.
У Бітрікс 24 вже реалізовано деякі стандартні типи узгодження документів:
Цим функціонал Бітрікса 24 дозволяє працювати з уже існуючими бізнес-процесами документообігу також їх редагувати або створювати інші відповідно до ваших потреб.
Для початку розглянемо простий бізнес процес спрямований на видачу готівки. Співробітник заходить у розділ жива стрічка і замість просто текстового повідомлення в панелі вибираємо наступні дії на малюнку 1.
Малюнок 2. Шлях до вибору бізнес-процесу в стрічці
Після чого з'являється список з доступними бізнес процесами для співробітників приклад стандартних на малюнку 2 також є пункт створити новий бізнес процес або переглянути вже існуючі але не активні.
Малюнок 3 Бізнес процеси у стрічці
По кожному зі стандартних або створеного для Вашого бізнесу процес усередині бізнес процесу створені поля, які заповнюються співробітником і при необхідності прикріплення файлу для розгляду. Всі бізнес процеси, які в стрічці можна переглянути або додати в розділі Процеси в стрічці. Якщо у Вас є процеси, які на даний момент не повинні використовуватися, достатньо прибрати галочку напроти Показати в Живій стрічці і вони не будуть відображатися. Редагувати та створювати бізнес процеси може лише користувач із правами адміністратора. Це обмеження убезпечить від непотрібних змін.
Малюнок 4 Процеси в Стрічці
Слід зазначити, що у стрічці вже є бізнес процеси готові до роботи, на відміну від завдань і CRM але вони мають іншу перевагу. Так для них можна створювати бізнес процеси двома способами безпосередньо в бізнес процесах для завдань / CRM і при використанні роботів і тригерів. Також варто відзначити, що роботи при необхідності можна редагувати, як і звичайний бізнес-процес.
Бізнес процес для CRM має ще 4 напрямки: Угоди, Ліди, Компанія, Контакт. Для кожного з цих напрямків можна створити бізнес процеси, які буде реагувати на створення або зміни даної картки СRM, це дуже зручно, оскільки дані напрямки всередині своїх документів мають різні поля для роботи. для того щоб створити бізнес процес на основі угоди необхідно перейти в розділ СRM як на малюнку 5.
Малюнок 5 З СRM до бізнес процесів крок 1
Відкривши СRM на верхній панелі вибираємо Налаштування вони на малюнку виділені квадратом. У випадку, якщо на верхній панелі ви не змогли знайти Налаштування, перейдіть до пункту Ще на малюнку виділено овалом. Ще відкриється список в якому і буде пункт Настройка. Після цього відкриється вікно як на малюнку 6.
Малюнок 6 Шлях із СRM до бізнес процесів крок 2
Тут необхідно вибрати розділ Роботи та бізнес-процес у якому є картинка з 2 стрілками. 3 наступний це для роботи з роботами які являють собою більш простий спосіб роботи з бізнес процесами вони легко виконують ряд функцій вже створених і пропонованих розробниками але в той же час вони мають свої переваги невелике порівняння наведено в таблиці нижче.
Таблиця 1
| Бізнес процес | Роботи | |
| Запуск |
При ручному запуску
автоматично під час створення документа автоматично при зміні документа |
На певній стадії автоматично |
| Перевірка виконання всіх стадій | Не завжди є можливість відстежити яка частина бізнес процесу вже виконана а яка ні (потрібні додаткові параметри) | Зручно переглядати інформацію про те який з роботів вже виконав свої обов'язки який у стадії очікування а який ще не приступив до роботи. |
| Інтерфейс | Зручний інтерфейс для розробників та просунутих користувачів | Розрахований на будь-який рівень знань бізнес процесів |
| Виконання завдань |
Послідовне
Паралельне |
Послідовне Паралельне |
Порівняння інтерфейсів наведено нижче на картинках.
Малюнок 7 Приклад конструювання бізнес-процесу
Малюнок 8 Вікно вибору одного з створених роботів
Малюнок 9 Приклад вікна, в якому встановлюються параметри роботи робота
Дані способи налагодження бізнес-процесів дещо відрізняються. Об'єднує їх у першу чергу те, що всі вони допомагають налаштувати роботу компанії більш злагоджено і з більш ефективними прикладами таких автоматизації можна буде ознайомитися в статті присвяченій більш глибокому розбору роботи кожного з цих видів напрямів, які незабаром вийдуть на нашому. сайте.
Слід також звернути увагу на бізнес-процеси існуючі для завдань.
У цьому напрямі також існують тільки роботи. Їх інтерфейс має трохи інший вигляд але приблизно той функціонал. Порівняння та детальний розбір Ви зможете прочитати у наступних статтях.
Малюнок 10 Вікно з роботами у СRM
Розглянемо приклад використання компанією даної відразу цих двох напрямів.
Налаштовуємо роботів або бізнес процес припустимо для угоди .
У побудованому бізнес процесі є ряд завдань, які має зробити менеджер або хтось із співробітників. З цією метою в роботах на необхідній стадії використовують робот який ставить запланований дзвінок або безпосередньо завдання, яке буде відображатися в розділі Завдання та проекти. У цьому розділі можна скласти колонки як вище малюнку 10 і кожного можна використовувати потрібні набір робота. Припустимо, що Ваші співробітники розділили завдання на наступні типи: не відсортовані, Завдання по Угодам, Завдання по Лідах, Завдання від керівника і так далі. Всі завдання які приходять за Угодами будуть відправлятися в розділ, для цього потрібно налаштувати робота який буде мати статус угоди за вказаним критерієм, відповідно також будуть перенаправлятися угоди до розділу Завдання від керівника. На кожному з розділів так само можна поставити повідомлення про те, що завдання певний час перебувати в даному статусі і все ще не виконане, це допоможе менеджеру не забувати про старі завдання. Використовуючи та комбінуючи комплекс бізнес процесів у вашій компанії не губляться документи які беруть участь у бізнес процесах, Ви зможете відстежити з якої причини було відправки на переробку документів чи завдання. Водночас Ваші співробітники автоматизують CRM і власні завдання перестануть не виконувати завдання поставлені вами або необхідні для успішного завершення угоди.