Щодня у кожній компанії відбувається внутрішній документообіг однотипних документів. Деякі документи необхідно обговорювати кожен день, деякі рази на тиждень або раз на місяць, наприклад нарахування заробітної плати, план роботи. Через те, що потрібно постійно узгоджувати документи з одним або більше людей, працівники витрачають багато часу. На передачу документів на розгляд перериваючи свою роботу та роботу іншого співробітника, також нерідко в процесі від складання до підсумкового затвердженого документа відбувається безліч правок і що найгірше буває так що документ втрачено або було втрачено і через це робота починається за новою або не досягає спочатку поставленої мети.Погодьтеся неприємно коли ви вже зробили 305 правок, а потім Вам кажуть пробачте ми не знаємо, де він подівся ніхто не знає. Саме тому розробник Бітрікс надає можливість уникнути таких неприємностей за коштами бізнес процесів, які розробляються для кожного з типів документів, які необхідно узгодити.
У Бітрікс 24 вже реалізовано деякі стандартні типи узгодження документів:
Цим функціонал Бітрікс24 дозволяє працювати з уже існуючими бізнес-процесами документообігу також їх редагувати або створювати інші відповідно до ваших потреб.
Для початку розглянемо простий бізнес процес спрямований на видачу готівки. Співробітник заходить у розділ жива стрічка і замість просто текстового повідомлення в панелі вибираємо наступні дії на малюнку 1.
Малюнок 1. Шлях до вибору бізнес-процесу в стрічці
Після чого з'являється список з доступними бізнес процесами для співробітників приклад стандартних на малюнку 2 також є пункт створити новий бізнес процес або переглянути вже існуючі але не активні.
Малюнок 2 Бізнес процеси у стрічці
Якщо вибрати стандартний бізнес процес Видача готівки, то співробітник отримує форму для заповнення з наступними полями на малюнку 3
Малюнок. 3 Форма заповнення заявки на видачу грошей
Дана форма є стандартною і багато компаній використовують саме її. Також при бажанні її можна доповнити полями на кшталт витрат або якими ще все залежатиме від того, що потрібно саме для спрощення саме Вашого документообігу та розподілу заявок. Наступним етапом після того, як була заповнена форма і відправлена бухгалтеру або на керівника у співробітника в живій стрічці, з'являється наступний пост як на малюнку 4.
Малюнок. 4 Пост про те, що заявку було надіслано керівнику
У керівника стрічці пост з'являється у такому вигляді як у малюнку 4.
Малюнок 5 Заявка у керівника
Якщо керівник приймає рішення про те, щоб відхилити заявку
Якщо ж було прийнято позитивне рішення щодо заявки від керівника заявка переходить безпосередньо до бухгалтера або навпаки.
Рисунок 7
На будь-якому з етапів можна поставити поверненні на доопрацювання та коментарі із зауваженнями. Вся історія подій з даною заявкою, а також коментарі та зміни будуть зберігатися в історії бізнес-процесу і не одним з учасників не можуть бути змінені.
Погодьтеся це дуже зручно особливо коли існує безліч різних заяв різного типу і часом нові співробітники не знаю як правильно їх оформити і кому передавати та й інші співробітники стануть менше забувати про те, що їхні колеги чекають відповіді на поставлений запит.
Розглянутий у цій статті автоматизований бізнес процес вже можна використовувати в демо-режимі, а при необхідності ви зможете розробити свій власний або якщо щось буде не виходити компанія BX-master завжди допоможе вам з вирішення завдань з оптимізації роботи бізнес процесів у Вашій компанії.