Ежедневно в Вашей компании происходит масса повторяющихся действий которые занимают большое количество времени Ваших сотрудников при этом про часть из них сотрудники порой просто забывают будь то позвонить/отправить СМС клиенту или переслать/рассмотреть какую то документацию. С целью повышение эффективности работы Ваших сотрудников и компании в целом, разработчики Битрикс 24 предлагают использовать встроенный функционал бизнес-процессы.
Что же позволяет оптимизировать и в каких видах работ?
Те кто уже знаком с работой Битрикс24 знают, что в нем есть функции CRM, живая лента и задачи. Именно в этих трех направлениях работы Битрикс24 присутствует автоматизация бизнес процессов Вашей компании.
Для тех кто еще не знаком с работой и функционалом Битрикс 24, рекомендуем воспользоваться возможностью опробовать данный программный продукт в демо режиме на 30 дней в котором также есть все для того чтобы опробовать и автоматизацию бизнес процессов.
Реализация бизнес процессов по направлениям
Рисунок 1 Направления реализации бизнес процессов
В живой ленте удобно согласовывать документы или обсуждать группой сотрудников об этом больше написано в статье Бизнес процессы в живой лента.
В Битрикс 24 уже реализованы некоторые стандартные типы согласования документов:
Этим функционал Битрикса 24 позволяющий работать с уже существующими бизнес процессами документооборота также их редактировать или создавать другие в соответствии с вашими потребностями.
Для начала рассмотрим простой бизнес процесс направленный на Выдачу наличных средств . Сотрудник заходит в раздел живая лента и вместо просто текстового сообщения в панели выбираем следующие действия на рисунке 1.
Рисунок 2. Путь к выбору бизнес процесса в ленте
После чего появляется выпадающий список с доступными бизнес процессами для сотрудников пример стандартных на рисунке 2 также есть пункт создать новый бизнес процесс или просмотреть уже существующие но не активные.
Рисунок 3 Бизнес процессы в ленте
По каждому из стандартных или созданному для Вашего бизнеса процесс внутри бизнес процесса созданы поля которые заполняются сотрудником и при необходимости прикреплении файла для рассмотрения. Все бизнес процессы, которые в ленте можно просмотреть или добавить в разделе Процессы в ленте. Если у Вас есть процессы которые на данный момент не должны использоваться достаточно убрать галочку напротив Показать в Живой ленте и они не будут отображаться. Редактировать и создавать бизнес процессы может только пользователь с правами администратора. Данное ограничение обезопасит от не нужных изменений.
Рисунок 4 Процессы в Ленте
Следует отметить, что в ленте уже есть бизнес процессы готовые к работе, в отличии от задач и CRM но они обладают другим преимуществом. Так для них можно создавать бизнес процессы двумя способами непосредственно в Бизнес процессах для задач/ CRM так и при использовании роботов и триггеров. Также стоит отметить что роботы при необходимости можно редактировать, как и обычный бизнес процесс.
Бизнес процесс для CRM имеет еще 4 направления : Сделки, Лиды, Компания, Контакт. Для каждого из этих направлений можно создать бизнес процессы которые будет реагировать на создание или изменения данной карточки СRM это очень удобно поскольку данные направления внутри своих документов имеют разные поля для работы. для того чтобы создать бизнес процесс на основе сделки необходимо перейти в раздел СRM как на рисунке 5.
Рисунок 5 Из СRM к бизнес процессам шаг 1
Открыв СRM на верхней панели выбираем Настройки они на рисунке выделены квадратом. В случае, если на верхней панели вы не смогли найти Настройки перейдите к пункту Еще на рисунке выделен овалом. В Еще откроется список в котором и будет пункт Настройка. После этого, откроется окно как на рисунке 6.
Рисунок 6 Путь из СRM к бизнес процессам шаг 2
Тут необходимо выбрать раздел Роботы и бизнес-процесс в котором есть картинка с 2 стрелками. 3 следующий это для работы с роботами которые представляют собой более простой способ работы с бизнес процессами они легко выполняют ряд функций уже созданных и предлагаемых разработчиками но в тоже время они имеют свои преимущества небольшое сравнение приведено в таблице ниже.
Таблица 1
| Бизнес процесс | Роботы | |
| Запуск | При ручном запуске автоматически при создании документа автоматически при изменении документа | На определенной стадии автоматически |
| Проверка выполнения всех стадий | Не всегда есть возможность отследить какая часть бизнес процесса уже выполнена а какая нет ( нужны дополнительные параметры) | Удобно просматривать информацию о том какой из роботов уже выполнил свои обязанности какой в стадии ожидания а какой еще не приступил к работе. |
| Интерфейс | Удобный интерфейс для разработчиков и продвинутых пользователей | Рассчитан на любой уровень знаний бизнес процессов |
| Выполнение задач | Последовательное Параллельное | Последовательное Параллельное |
Сравнение интерфейсов приведено ниже на картинках.
Рисунок 7 Пример конструирование бизнес процесса
Рисунок 8 Окно выбора одного из уже созданных роботов
Рисунок 9 Пример окна в котором устанавливаются параметры работы робота
Данные способы налаживания бизнес процессов несколько отличаются. Объединяет их в первую очередь то, что все они помогают настроить работу компании более слаженно и с более эффективными примерами таких автоматизации можно будет ознакомиться в статье посвященной более глубокому разбору работы каждого из этих видов направлений которые в скором времени выйдут на нашем сайте.
Следует также обратить внимание на бизнес процессы существующие для задач.
В данном направлении также существуют только роботы. Их интерфейс имеет немного иной вид но примерно тот же функционал. Сравнение и детальный разбор Вы сможете прочитать в следующих статьях.
Рисунок 10 Окно с роботами в СRM
Рассмотрим пример использования компанией данной сразу этих двух направлений .
Настраиваем роботов или бизнес процесс предположим для сделки .
В построенном бизнес процессе есть ряд задач которые которые должен сделать менеджер или кто то из сотрудников. С этой целью в роботах на необходимой стадии используют робот который ставит запланированный звонок или непосредственно задачу которая будет отображаться в в разделе Задачи и проекты. В данном разделе можно составить колонки как выше на рисунке 10 и для каждого можно использовать нужны набор робота. Предположим что Ваши сотрудники раздели задачи на следующие типы: не отсортированные, Задачи по Сделкам , Задачи по Лидам, Задачи от руководителя и так далее. Все задачи которые приходят по Сделкам будут отправляться в раздел Задачи по сделка, для этого нужно настроить робота который будет меня статус сделки по указанному критерию, соответственно также будут перенаправляться сделки в раздел Задачи от руководителя. На каждом из разделов так же можно поставить уведомление о том что задача определенное время находиться в данном статусе и все еще не выполнена , это поможет менеджеру не забывать про старые задачи. Используя и комбинируя комплекс бизнес процессов в вашей компании не теряются документы которые участвуют в бизнес процессах,Вы сможете отследить по какой причине было отправки на переработку документов или задачи. В то же время Ваши сотрудники автоматизируя CRM и собственные задачи перестанут не выполнять задачи поставленные вами или необходимые для успешного завершения сделки.