Ежедневно в каждой компании происходит внутренний документооборот однотипных документов. Некоторые документы необходимо обсуждать каждый день, некоторые раз в неделю или раз в месяц, к примеру начисление заработной платы, план работы. Из-за того, что нужно постоянно согласовывать документы с одним или более людей сотрудники тратят много времени. На передачу документов на рассмотрение прерывая свою работу и работу другого сотрудника, также нередко в процессе от составления до итогового утвержденного документа происходит множество правок и что хуже всего бывает так что документ утерян или был утрачен и из-за этого работа начинается по новой или не достигает изначально поставленной цели. Согласитесь неприятно когда вы уже сделали 305 правок, а потом Вам говорят простите мы не знаем, где он делся никто не знает. Именно по этому разработчик Битрикс предоставляет возможность избежать таких неприятностей по средствам бизнес процессов которые разрабатываются для каждого из типов документов, которые необходимо согласовать.
В Битрикс 24 уже реализованы некоторые стандартные типы согласования документов:
Этим функционал Битрикс24 позволяющий работать с уже существующими бизнес процессами документооборота также их редактировать или создавать другие в соответствии с вашими потребностями.
Для начала рассмотрим простой бизнес процесс направленный на Выдачу наличных средств . Сотрудник заходит в раздел живая лента и вместо просто текстового сообщения в панели выбираем следующие действия на рисунке 1.
Рисунок 1. Путь к выбору бизнес процесса в ленте
После чего появляется выпадающий список с доступными бизнес процессами для сотрудников пример стандартных на рисунке 2 также есть пункт создать новый бизнес процесс или просмотреть уже существующие но не активные.
Рисунок 2 Бизнес процессы в ленте
Если выбрать стандартный бизнес процесс Выдача наличных , то сотрудник получает форму для заполнения со следующими полями на рисунке 3
Рисунок. 3 Форма заполнения заявки на выдачу денег
Данная форма является стандартной и многие компании используют именно ее. Также при желании ее можно дополнить полями по типу расходов или какими либо еще все будет зависеть от того, что требуется именно для упрощения именно Вашего документооборота и распределения заявок. Следующим этапом после того как была заполнена форма и отправлена бухгалтеру или на руководителя у сотрудника в живой ленте появляется следующий пост как на рисунке 4.
Рисунок. 4 Пост о том, что заявка была отправлена руководителю
У руководителю в ленте пост появляется в следующем виде как на рисунке 4.
Рисунок 5 Заявка у руководителя
В случае если руководитель принимает решение о том чтобы отклонить заявку
Если же было принято положительное решение по заявки то от руководителя заявка переходит непосредственно к бухгалтеру или наоборот.
Рисунок 7
На любом из из этапов можно поставит возврате на доработку и комментарии с замечаниями. Вся история событий с данной заявкой а также комментарии и изменения будут сохраняться в истории бизнес процесса и не одним из участников не могут быть изменены.
Согласитесь это очень удобно особенно когда существует множество разных заявления разного типа и порой новые сотрудники не знаю как правильно их оформить и кому передавать да и остальные сотрудники станут меньше забывать о том что их коллеги ждут ответа на поставленный запрос.
Рассмотренный в данной статье автоматизированный бизнес процесс уже можно использовать в демо-режиме а при необходимости вы сможете разработать свой собственный или если что то буде не получаться компания BX-master всегда поможет вам с решение задач по оптимизации работы бизнес процессов в Вашей компании.